zdroj: royalseal.cz
Stále jsme v elektronizaci nepokročili tak daleko, abychom se úplně obešli bez papíru. Vyvstává tedy otázka, jak s těmito dokumenty naložit? Ze zákona musí být mnohé dokumenty archivovány dlouhou dobu, pokud na ně nemáte vlastní prostory, můžete je svěřit do rukou odborných firem. Jak fungují?
Odborně se tyto zařízení nazývají spisovny. Jsou postaveny na jednoduchém principu, kdy využívají úspory z rozsahu. Většině firem se nevyplatí budovat speciální archivační sklady, které splňují přísné bezpečnostní podmínky vyplývající ze zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě.
Vysoká míra bezpečnosti
Tyto objekty jsou tak postaveny v bezzáplavové oblasti, zabezpečeny proti všem možným rizikům od vzniku požáru až po vykradení. Uskladněné dokumenty mají stabilní podmínky po celý rok, což umožňuje dlouhodobé skladování i po dobu desítek let. Využívají je proto i mnohé státní instituce k archivaci historických dokumentů.
Nabízejí i dodatečné služby
Některé spisovny nabízejí i pokročilé možnosti zpracování dodaných archiválií kromě samotné archivace dokumentů. Zejména se jedná o možnost digitalizace dodaných dokumentů nebo skartaci dle zákonných podmínek. Máte tak jistotu, že se k vašim dokumentům již nikdo nedostane.
Cena za uvedené služby je smluvní, takže nelze jednoduše napsat, kolik bude stát archivace nebo skartace jednoho dokumentu. Vždy záleží na konkrétním množství a aktuálním vytížení dané společnosti. Nicméně většina firem, která těchto služeb využila se pravidelně vrací, protože tím ušetří náklady na zaměstnance, vybavení i pronájem prostor.